Sistem Informasi Akademik

Sistem Informasi Akademik

Dalam proses penyelenggaraan kegiatan akademik, dituntut adanya suatu kecepatan dan keakuratan dalam pengolahan data mahasiswa.Pengolahan data tersebut antara lain berupa pembuatan Biodata Mahasiswa, Rencana Studi , Nilai Ujian dan akan menghasilkan Kartu Hasil Studi. Dalam pemprosesan ini sering dijumpai adanya kendala kendala seperti keterlambatan mahasiswa dalam mengisi Kartu Rencana Studi, sulitnya mengontrol mata kuliah yang diambil mahasiswa, sehingga pemberian data/informasi pada bagian lain menjadi tidak sempurna. Ketidakakuratan data mengakibatkan pekerjaan lain juga terganggu, misalnya pembuatan Kartu Hasil Studi yang mengalami

keterlambatan.

Umumnya kejadian yang sering terjadi pada perguruan tinggi ataupun akademi adalah keterbatasan pengolahan data yang dimulai dari pengolahan data untuk saringan ujian masuk calon mahasiswa, pengumuman hasil calon mahasiswa yang lulus, proses pendaftaran ulang, baik bagi calon mahasiswa baru maupun mahasiswa yang telah menjadi mahasiwa dari perguruan tinggi tersebut. Kejadian diatas merupakan salah satu proses yang merupakan interaksi antara bagian internal perguruan tinggi ataupun akademis yang diwakilkan oleh pengolahan data ataupun administrasi data yang telah disusun sedemikian rupa dengan proses dan prosedur-prosedur tertentu. Diharapkan dengan adanya suatu sistem pengolahan data antara user yang merupakan mahasiswa dan pengolahan yang merupakan bagian dari sistem akademik yang menerima inputan dari mahasiswa dan mengolahnya untuk melakukan kegiatan transaksi kegiatan perkuliahan dan kegiatan administrasi antara mahasiswa dan perguruan tinggi tersebut.

Secara umum sistem informasi akademik dapat didefinisikan sebagai sebuah sistem yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan Akademik yang menginginkan layanan pendidikan yang terkomputerisasi untuk meningkatkan kinerja, kualitas pelayanan, daya saing dan kualitas SDM yang dihasilkannya. Sistem Informasi Akademik sangat membantu dalam pengelolaan data nilai mahasiswa, mata kuliah, data staf pengajar (dosen) serta administrasi fakultas/jurusan yang sifatnya masih manual untuk dikerjakan dengan bantuan Software agar mampu mengefektifkan waktu dan menekan biaya operasional.
Sistem informasi Akademik melakukan kegiatan proses administrasi mahasiswa dalam melakukan kegiatan administrasi akademik, melakukan proses pada transaksi belajar-mengajar antara dosen dan mahasiswa, melakukan proses administrasi akademi baik yang menyangkut kelengkapan dokumen dan biaya yang muncul pada kegiatan registrasi ataupun kegiatan operasional harian administrasi akademik. Proses pengolahan data keuangan dilakukan setiap kali terjadi transaksi keuangan yang dilakukan oleh mahasiswa, sehingga pada proses ini Sistem Informasi Akademi dapat melakukan update untuk data mahasiswa. Beberapa bagian yang bersangkutan dengan modul keuangan dapat diintegrasikan dibawah Sistem Informasi Akademik, modul keuangan dapat berupa kegiatan transaksi akutansi ataupun kegiatan transaksi kepegawaian yang merupakan proses yang terjadi pada kegiatan di Universitas ataupun Akademik .

Procedure Hirarki Proses Sistem Informasi Akademik

Berdasarkan cara menentukan kebutuhan sistem yang akan dibangun, pendekatan yang akan digunakan adalah pendekatan atas turun ( Top Down Approach) . sedangakan metodologi yang akan digunakan adalah metodologi pendekatan terstruktur (structured approach). Salah satu alat pendekatan terstruktur yang akan digunakan adalah bagan berjenjang ( hierarchy chart) yaitu bagan yang digunakan mempersiapkan penggambaran atau pemecahan diagram arus data ketingkat yang lebih bawah lagi maka digambarkan dekomposisi fungsi yang artinya adalah pemecahan suatu fungsi menjadi beberapa proses dan pemecahan proses menjadi beberapa sub proses bila memungkinkan, sehingga akhirnya akan didapatkan suatu proses yang tidak dapat dipecah lagi.

Pengisian Kartu Rencana Studi

Setelah mahasiswa melakukan Daftar Ulang maka mahasiswa tersebut wajib mengisi Kartu Rencana Studi maka mahasiswa mengikuti perkuliahan

Pencetakan Kartu Rencana Studi

Setelah mahasiswa mengisi Kartu Rencana Studi maka mahasiswa mengikuti perkuliahan dan diwajibkan untuk menempuh ujian , dan Dosen berhak untuk memberikan Nilai kepada mahasiswa.

Maka dilakukan pencetakan Kartu Hasil Studi sebagai bukti mahasiswa tersebut telah mengikuti perkuliahan dengan baik dan benar.

Pencetakan Transkrip Nilai

Digunakan untuk mencetak Transkrip Nilai Mahasiswa secara keseluruhan akan terlihat semua mata kuliah dan nilai serta Indeks Prestasi mahasiswa akan terlihat di Transkrip Nilai yang terdapat pada studentsite Transkrip Nilai ini merupakan Laporan yang dimiliki oleh BAAK dan Jurusan , dimana hasil laporan ini akan digunakan untuk mahasiswa yang telah selesai masa studi atau lulu.

Report Transkrip Nilai

Report Transkrip Nilai ini merupakan Laporan yang dimiliki oleh BAAK dan Jurusan , dimana hasil laporan ini akan digunakan untuk dikirim keDIKTI karena setiap akhir semester setiap perguruan tinggi wajib melaporkan keadaan dari Mahasiswa tersebut .

1. Elemen-Elemen Sistem Informasi Akademik
a. Tujuan dari Sistem Informasi Akademik
Secara umun tujuan dari sistem informasi akademik adalah memberikan informasi tentang kepentingan akademik misalnya saja: data mahasiswa, KRS, KHS, dll.

b. Masukan (input) dari Sistem Informasi Akademik
1. Data Mahasiswa
2. Data dosen
3. Data Mata Kuliah.
4. KRS
5. Daftar Nilai Mahasiswa
6. Data mahasiswa yang sudah lulus
7. Data Keuangan

c. Keluaran (output) dari Sistem Informasi Akademik
1. Daftar nama mahasiswa.
2. Daftar nama dosen
3. Jadwal Kuliah
4. KHS, Absen Mahasiswa
5. Daftar Nama Wisudawan
6. Data mahasiswa yang aktif dalam perkuliahan

d. Proses dari Sistem Informasi Akademik
1. Masukan data mahasiswa yang didapat dari mahasiswa yang bersangkutan saat registrasi ulang (pendaftaran) dengan keluaran daftar nama mahasiswa.
2. Masukan data dosen yang didapat dari setiap Fakultas yang sudah dikoordinasi dengan jurusan yang memberikan keluaran berupa daftar nama baik itu dosen lama yang masih tetap aktif mengajar, serta daftar nama dosen baru yang mulai mengajar.
3. Masukan data mata kuliah yang didapat dari setiap jurusan di lingkungan Universitas dengan memiliki keluaran jadwal kuliah dan jumlah sks tiap mata kuliah yang sudah ditentukan.
4. Masukan KRS didapat dari pilihan mahasiswa untuk mata kuliah yang akan diambil dan dengan ketentuan yang berlaku. Masukan KRS ini memiliki keluaran absen mahasiswa per setiap mata kuliahnya.
5. Masukan daftar nilai mahasiswa didapat dari setiap jurusan di lingkungan Universitas. Mahasiswa wajib mengisi KRS, karena itu merupakan salah satu syarat agar KHS dapat keluar.
6. Masukan daftar nama mahasiswa yang telah lulus yang didapat dari setiap jurusan yang telah dikumpulkan pada fakultas setelah itu ke lembaga yang menghasilkan keluaran berupa daftar nama wisudawan.
7. Masukkan data keuangan yang didapat dari puskom yang telah dikoordinasikan baik pada setiap jurusan melalui fakultas, dengan keluaran data mahasiswa yang masih aktif dan dapat mengikuti perkuliahan semester berikutnya. Proses pengolahan data keuangan dilakukan setiap kali terjadi transaksi keuangan yang dilakukan oleh mahasiswa, sehingga pada proses ini Sistem Informasi Akademi dapat melakukan update untuk data mahasiswa.

e. Umpan Balik
Setiap mahasiswa mengkoreksi apakah data yang telah mereka isi sama dengan data yang mereka terima karena bisa saja terjadi kesalahan pemasukan data. Jika terjadi kesalahan data mahasiswa maka mahasiswa dapat memperbaikinya dengan cara menginformasikannya ke fakultas dan fakultas yang akan mengurusnya ke lembaga.

2. Komponen Sistem Informasi Akademik
Sistem informasi akademik mempunyai komponen yang sama dengan sistem informasi secara umum, yaitu: komponen input, komponen model, komponen basis data, dan komponen output. Perbedaan komponen-komponen ini antar sistem-sistem informasi lainnya adalah konteks letak dari sistem informasinya.
a. Komponen Input Akademik
Sistem informasi akademik mengumpulkan data yang berkaitan dengan pengelolaan data misalnya nilai mahasiswa, mata kuliah, data staf pengajar (dosen) serta administrasi fakultas/jurusan, dll.
b. Komponen Model Akademik
Model digunakan untuk menghasilkan informasi yang relevan yang sesuai dengan kebutuhan pemakai sistemnya. Model merupakan cetakan yang merubah bentuk input menjadi output. Model di sistem informasi akademik banyak digunakan untuk menghasilkan informasi – informasi tentang pengelolaan data mahasiswa, dosen, dll.
c. Komponen Basis Data Akademik
Data yang digunakan untuk output berasal dari data base.
d. Komponen Output Akademik
Tiap subsistem output menyediakan informasi tentang subsistem itu sebagai bagian dari bauran. Subsistem jurusan menyediakan informasi mengenai jurusan. Subsistem fakultas menyediakan informasi mengenai fakutlasnya.

3. Kelebihan Sistem Informasi Akademik
Beberapa kelebihan yang dapat diperoleh dengan penerapan Sistem Informasi Akademik ini adalah :
1. Kemudahan bagi mahasiswa untuk memperoleh informasi tanpa harus melakukan interaksi langsung dengan bagian administrasi karena informasi tersebut dapat diperoleh dengan melakukan pencarian data melalui komputer yang terkoneksi secara internet.
2. Kemudahan bagi bagian administrasi dikarenakan berkurangnya interaksi secara langsung dan lebih dilakukan interaksi terhadap data-data yang diinputkan oleh mahasiswa yang merupakan kebutuhan untuk proses pengolahan data
3. Penyimpanan data yang terstruktur dikarenakan Sistem Informasi Akademik menggunakan database yang tersimpan didalam komputer.
4. Updating informasi antara bagian administrasi akademik maupun dengan bagian keuangan yang merupakan validasi untuk status mahasiswa sehingga dapat melakukan kegiatan belajar mengajar , dimana terjadi interaksi data secara langsung tanpa memerlukan update data secara manual. Update data dari Sistem Keuangan dan Sistem Akademik merupakan proses penting dimana proses ini mengupdate status mahasiswa dalam interval waktu tertentu .
5. Kemudahan bagi pengajar untuk melakukan kegiatan belajar mengajar dimana pada komponen Front End Web dan komponen Back End Web dapat membantu para pengajar untuk menyampaikan informasi secara on-line dan menerima informasi secara on-line dari mahasiswa .
6. Pada sistem ini dapat mereduksi waktu yang dilakukan pada Sistem Akademik secara manual .
7. Pengolahan data keuangan yang lebih efektif dengan menggunakan aplikasi yang dapat mendukung proses keuangan dan proses kepegawaian

4. Kekurangan Sistem Informasi Akademik

Kesulitan yang sering terjadi pada bagian internal perguruan tinggi adalah banyaknya pengolahan data yang memerlukan pengolahan dalam waktu yang relative singkat. Sebagai contoh antara pengolahan data mahasiswa yang mengambil mata kuliah dan kelas yang dengan pengajar dosen. Pada data-data diatas akan di dapat data-data transaksi berupa, data absensi, data mata kuliah, data transkrip nilai, data jadwal ujian, data biaya pembayaran ( status pembayaran mahasiswa ), data dosen beserta atribut data gaji yang merupakan bagian dari sistem keuangan yang diterapkan pada sisi keuangan.

5. Kesimpulan

Dengan Penerapan dan pemanfaatan sistem informasi akademik ini bisa menjadi solusi alternatif pelaksanaan pekerjaan sesuai tugas pokok dan fungsi bagi pengguna sistem terutama pada bagian administrasi.

Dapat meningkatkan kinerja bagian administrasi menjadi lebih baik, optimal dan profesional serta Waktu proses menjadi relatif lebih cepat

Pelayanan terhadap pengguna sistem , khususnya mahasiswa menjadi lebih baik

dan cepat dan Kemudahan bagi bagian administrasi dikarenakan berkurangnya interaksi secara langsung dan lebih dilakukan interaksi terhadap data-data yang diinputkan oleh mahasiswa yang merupakan kebutuhan untuk proses pengolahan data serta Kemudahan bagi mahasiswa untuk memperoleh informasi tanpa harus melakukan interaksi langsung dengan bagian administrasi karena informasi tersebut dapat diperoleh dengan melakukan pencarian data melalui komputer yang terkoneksi secara internet.

6.sumber

http://dewin221106.blogspot.com/2010/03/sistem-informasi-akademik.html

http://www.wikipedia.org, Desember i 2009

http://www.ilmukomputer.com., Septembert 2009

http://www.Materikuliah.com., Desember 2009

http://www.google.com., Desember 2009